6 požymiai, kad jūsų organizacija neturi veiklos strategijos

Prieš pradėdama dėstyti argumentus, pagrindžiančius tokią įžūlią straipsnio antraštę, turiu deklaruoti savo pažiūras. Aš nuoširdžiai tikiu, kad strategija yra daiktas, atliekantis savo funkciją. Strategija turi būti tokia, kad padėtų organizacijoje priimti reikalingus sprendimus. Ji ne tik turi nurodyti, ką artimiausioje ateityje organizacija darys, bet ir duoti aiškumą, ko nedarys. Tai ne deklaratyvus, o visiškai darbinis svarbiausios informacijos rinkinys, į kurį pasižiūrėję NVO vadovai ir darbuotojai gali objektyviai įsivertinti, kaip organizacijai sekasi. Gera strategija kabo ant sienos, o ne yra padėta į stalčių.

Paprastai apie pusę organizacijų, su kuriomis dirba „Baltic Fundraising Hub“ komanda, paklaustos, ar turi veiklos strategiją, atsako teigiamai. Ir geriausiu atveju 1 iš 12 IŠ TIKRŲJŲ turi strategiją, o ne jos imitaciją. Dalinuosi 6 požymiais, kurie signalizuoja, kad NVO neturi geros veiklos strategijos.

1. Strategija yra didžiulės apimties rašinėlis

Jei strategija netelpa į 2 lapus, tikėtina, ten prirašyta daugybė nereikalingų dalykų. Organizacijos istorija nuo pat jos įsikūrimo, išsami išorinės aplinkos analizė, teisės aktų citavimai pačiais ilgiausiais sakiniais ir pan. – visa tai tėra balastas, kuriame pasiklysta svarbiausia informacija. Taip, kontekstas, kuriame veikia nevyriausybinė organizacija, yra labai svarbus, tačiau to nereikia surašyti į galutinį strategijos dokumentą. Nes to niekas neskaitys!

Kaip padaryti geriau? NVO veiklos strategijos dokumenteturi būti tik patys svarbiausi dalykai: misija, vizija, vertybės, strateginiai (ilgalaikiai) tikslai, metiniai tikslai, strateginiai projektai ir iniciatyvos, rodikliai, terminai.Papildomai gali būti nurodomi atsakingi žmonės. Viskas. Visa tai galima sutalpinti į 1-ą lapą. Geriausiai, lentelės pavidalu.

2. Strategija neturi rodiklių

Strateginiai tikslai, kurie prasideda „sustiprinti“, „pagerinti“, „užtikrinti finansinį stabilumą” ir panašiais žodžiais, savyje neturi jokio išmatuojamo rodiklio, paprastai tariant – yra apie nieką. Tokius strateginius tikslus kiekvienas organizacijos narys interpretuos skirtingai, o strateginio laikotarpio pabaigoje niekaip nebus įmanoma įvertinti, ar tikslas pasiektas. Geras strateginis tikslas savyje turi esminį veiklos rodiklį arba KPI (angl. KPI – Key Performance Indicator), kuris apibūdina svarbią organizacijos veiklos sritį ir siekį joje patobulėti. Šiukštu, negalima KPI painioti  su procesą apibūdinančiu skaičiuku. Aiškumo dėlei, pateiksiu pavyzdį, susijusį su NVO kompetencijų tobulinimu. Geras strateginis tikslas (su KPI) galėtų būti: „Pagerinti darbuotojų emocinės pagalbos teikimo kompetencijas bent 20%“, o prastas: „Surengti 5 mokymus“. Pastebite skirtumą? Geras strateginis tikslas užprogramuoja įsipareigojimą matuoti darbuotojų kompetencijas prieš ir po, o tikslui pasiekti greičiausiai neužteks išklausyti kelių valandų mokymų. Taigi KPI ir jų siekiamų reikšmių nustatymas timpteli visą NVO procesų kokybę aukštyn.

Ką daryti?  Strateginio planavimo procese įsivardinkite esminius savo organizacijos veiklos rodiklius (KPI) ir kiekvieną strateginį tikslą siekite su aiškiu rodikliu. Pavyzdžiui „Užtikrinti >200 tūkst. Eur metinį biudžetą“, „Padidinti paslaugų gavėjų skaičių + 20%“, „Iki 2026-12-31 iš socialinio verslo veiklų generuoti bent 1/3 organizacijos metų pajamų” ir pan.

3. Strategija neturi termino

Neužtenka parašyti „Ilgalaikė veiklos strategija“. Strategija privalo turėtų terminą, o dar geriau, jei tas terminas suskaidytas į trumpesnius terminus. Paprastai NVO veiklos strategiją rengia 3-ims, didesnės ar labiau patyrusios organizacijos – 5-eriems metams, o šis terminas skaidomas į trumpesnius, kalendorinių metų, periodus.

Ką daryti? Rengdami veiklos strategiją didelėmis raidėmis užsirašykite aiškų terminą. Dienos tikslumu! Pavyzdžiui, „Organizacijos veiklos strategijos 2024-2026” terminas bus 2026 m. gruodžio 31 d. Būtent tą dieną vertinsite savo rezultatus ir švęsite, jei strateginiai tikslai bus pasiekti. Jei nebus pasiekti, vistiek švęsite, nes… Naujieji metai😊

4. Strategijos terminas yra 12 mėnesių

Jei strategijoje detaliai išvardintos pagrindinės organizacijos veiklos artimiausiais metais, tai – ne strategija, o operatyvinis veiklų planas. Strateginis planas nuo bet kokio kitokio plano skiriasi tuo, kad numato esminius, STRATEGINIUS pokyčius organizacijoje, kažkokį reikšmingą gerinimą, tobulinimą, iš esmės organizacijos gyvenimą keičiantį dalyką. Jokie rimti dalykai paprastai nepasidaro paprastuoju būdu per trumpą laiką.

Kaip padaryti geriau? Strateginį planą renkite 3-5 metų laikotarpiui, jį peržiūrėkite kasmet, tačiau esminių korekcijų prireikti neturėtų(nebent atsitiko koks laaaaaaaabai reikšmingas dalykas, pavyzdžiui, prasidėjo dar viena COVID pandemija). Operatyvinį metinės veiklos planą renkite kasmet, jame numatykite tarpinius metinius tikslus, kuriuos pasiekę, priartėsite prie ilgalaikio strateginio tikslo įgyvendinimo. Taip praktikoje atrodo sparnuotas posakis „valgyti dramblį po gabalėlį“.

5. Strategijoje nustatyti 25 strateginiai tikslai

Tikras atvejis: esu mačiusi kelerių metų laikotarpiui išsikeltus 25 strateginius tikslus. Kiekvienas jų dar suskaidytas bala žino kokiais pjūviais. Nedarykit. Taip. Niekada.

Strateginiai tikslai nurodo ESMINĘ organizacijos plėtros kryptį. Taip, ta kryptis gali turėti kelias dimensijas, tarkime finansinį tvarumą (biudžetas), darbuotojus (jų skaičius, kompetencija), socialinį poveikį (sumažėjusios problemos apraiškos visuomenėje), advokaciją (priimti teisės aktai), paslaugų gavėjus (jų skaičius, pasitenkinimas NVO paslaugomis) ir pan. Tačiau tų dimensijų yra baigtinis skaičius. Kuo konkrečiau nustatysite jūsų organizacijai prioritetines sritis, tuo kryptingiau dirbsite. Strateginių tikslų turi būti tiek, kad NVO vadovas, pakeltas vidury nakties, juos mintinai išpyškintų.

Kaip daryti geriau? Apsibrėžkite daugiausiai 5-7 ilgalaikius strateginius tikslus, kurie būtų nukreipti į skirtingas sritis: a) vidinį organizacijos stiprinimą (pajamos, darbuotojai, savanoriai, vidaus procesai ir pan.) ir b) išorinį socialinį poveikį (naudos gavėjai, teisinės aplinkos pokyčiai ir pan.). Kokia turi būti vidinių ir išorinių tikslų proporcija, priklauso nuo to, kur organizacija artimiausiu laikotarpiu nori nukreipti savo pastangas – į vidinį stiprėjimą ar savo vykdomos veiklos plėtrą.

6. Strategiją sunku suprasti be tarptautinių žodžių žodyno

Projektinis finansavimas, kurio NVO sektoriuje dar yra (per) daug, išugdė labai prastą įprotį vartoti komplikuotą kalbą. Net ir ten, kur reikia paprastai paaiškinti paprastus dalykus. Sudėtingi, iš 80 žodžių sudaryti sakiniai, tarptautiniai žodžiai, tik pačioms NVO suprantamas žargonas ir santrumpos – tai, kas galbūt daro įspūdį paraiškų vertintojui, strategiją daro absoliučiai nesuprantama!

Gera strategija yra ta, kurią paėmęs bet koks pašalietis, greitai susigaudys, apie ką eina kalba. Šitai padės nušauti bent kelis zuikius: a) užtikrinsite, kad, pasikeitus darbuotojams, nauji kolegos greitai perpras organizacijos strategines kryptis, b) organizacijos nariai neturės eikvoti smegenų energijos, bandydami atsiminti, ką, po paraliais, turėjome omenyje rašydami „Padidinti sociokultūrinių paslaugų TG NPS 5 b.“ ?!!

Kaip daryti geriau? Rašykite trumpais aiškiais sakiniais. Venkite tuščių, deklaratyvių, projektinės kalbos frazių. Naudokite tik tas santrumpas, kurios žinomos kiekvienam organizacijos darbuotojui ir nariui.

NVO veiklos strategija yra labai naudingas dalykas. Ji leidžia ribotus organizacijos resursus nukreipti į konkrečias kryptis, veikti siekiant realaus ir apčiuopiamo pokyčio, dėmesį skirti ne tik procesui, o rezultatui ir rutinoje nepamesti esminių veiklos rodiklių. Svarbiausia, ji leidžia visiems organizacijos nariams vienodai suprasti, kaip atrodo sėkmė. Manau, kad NVO pasaulyje per retai džiaugiamės pergalėmis. Linkiu, kad artimiausia jūsų organizacijos pergale taptų labai gera organizacijos strategija.