Nebedarykite veiklos ataskaitos. Renkite PADĖKOS ataskaitą! 

Metų pradžioje daugybė nevyriausybinių organizacijų vadovų privalo parengti veiklos ataskaitas. Dažniausiai tai yra nemalonus, sudėtingas, vis atidėliojamas darbas, kuris daromas tik todėl, kad to reikalauja įstatymas. Tačiau tai galima pakeisti. Mieli NVO žmonės, kviečiu šiemet vietoj veiklos ataskaitos parengti padėkos ataskaitą! 

Kodėl ir kam dėkoti? 

Jūsų NVO veikia ne vakuume. Kiekvieną dieną ji teikia paslaugas, komunikuoja, atstovauja, gina teises ir daro krūvą kitų dalykų, į kuriuos įvairiomis formomis įsitraukia daugybė žmonių. Visa tai vyksta todėl, kad jūsų organizacijai kažkas skyrė finansavimą, parėmė, pasirašė peticiją, pasidalino įrašu socialiniuose tinkluose, savanoriavo, aukojo, galų gale, profesionaliai dirbo organizacijos komandoje ar suteikė paslaugas. Nuoširdi padėka sustiprins jūsų aukotojų, savanorių ir kitų palaikytojų motyvaciją ir toliau prisidėti prie jūsų veiklos. Nėra geresnės progos padėkoti, nei apibendrinant ir viešinant pasiektus metinius rezultatus. Tad pirmasis mano rekomenduojamas veiklos ataskaitos rengimo žingsnis – paimti popieriaus lapą ir susirašyti visus žmones ar organizacijas, kuriems norėtumėte padėkoti. Vien jų įsivaizdavimas palengvins ataskaitos rengimo procesą, o gal net suteiks šiek tiek įkvėpimo :). 

Privalomas ataskaitos turinys 

Viešųjų įstaigų, asociacijų ir labdaros ir paramos fondų įstatymuose aiškiai ir konkrečiai parašyta, kas privalo būti aprašyta veiklos ataskaitoje arba metiniame pranešime (fondo atveju): 

1) VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS: veiklos tikslai, uždaviniai ir atlikti darbai, siekiant veiklos tikslų, ateinančių finansinių metų veiklos tikslai, uždaviniai ir planuojami atlikti darbai; dalininkai ir kiekvieno jų įnašų vertė finansinių metų pabaigoje ir praėjusių finansinių metų pabaigoje. 

2) ASOCIACIJOS: informacija apie asociacijos veiklą įgyvendinant jos įstatuose nustatytus veiklos tikslus; narių skaičius finansinių metų pabaigoje; metinė finansinė atskaitomybė; samdomų darbuotojų skaičius finansinių metų pabaigoje. 

3) LABDAROS IR PARAMOS FONDAI: veiklos tikslai, uždaviniai ir atlikti darbai, taip pat nurodomi ateinančių finansinių metų veiklos tikslai, uždaviniai ir planuojami atlikti darbai; dalininkų skaičius finansinių metų pabaigoje ir praėjusių finansinių metų pabaigoje; su neliečiamojo kapitalo valdymu susijusi informacija (jei toks yra). 

Nors teisės aktai nustato, kokią informaciją privalu įtraukti, būdas, KAIP informacija bus pateikta, renkatės patys. Tad vietoj keliolikos lapų sauso teksto, transformuokite savo ataskaitą į pilną nuotraukų, diagramų, vizualinių elementų brošiūrą. Šalia privalomos informacijos įtraukite papildomų, jums svarbių, duomenų, kurie atskleis, kuo gyvenote praėjusius metus, ir, svarbiausia, sukurs skaitytojo emociją. Puikūs veiklos ataskaitos dizaino pavyzdžiai: Prirašytos rankos, Maisto bankas, Sengirės fondas, Jaunimo linija. 

Ką įtraukti į ataskaitą? 

1. Informaciją apie padarytą poveikį. Jūsų organizacija veikia ne šiaip sau – ji susikūrė tam, kad spręstų konkrečią problemą. Norėdami įvertinti savo sėkmę, turite turėti bent kelis savo daromo poveikio matavimo kriterijus. Pavyzdžiui, jei jūsų NVO organizuoja neformalų ugdymą mažų miestelių jaunuoliams, turėtumėte skaičiuoti, kiek paauglių per metus sudalyvavo jūsų organizuotuose užsiėmimuose, kiek ir kokių užsiėmimų buvo, kaip paaugliai (jų tėvai, mokytojai) vertino užsiėmimų kokybę ir kokį poveikį visa tai turėjo (pagėrėjo moksleivių mokymosi rezultatai, sumažėjo probleminio elgesio, žalingų įpročių apraiškų ir t.t.). Savo padėkos ataskaitoje turite aiškiai įvardinti, kokią misiją įgyvendinate, ir kaip tai sekėsi daryti pastaraisiais metais.  

2. Istorijas. Pasakokite vieną ar kelias istorijas apie tai, kaip padėjote konkrečiam vaikui, senoliui, šeimai, gyvūnui. Pasidalinkite visu procesu nuo momento, kai jūsų paslaugų gavėjas į jus kreipėsi (arba jūs jį suradote) iki dienos, kai, jūsų dėka, jo problema buvo išspręsta ar sumažinta. Taip jūs išryškinsite, kad veikiate ne patys sau, o su aiškia kryptimi padėti tikslinei grupei. Ir dar daugiau. Jūs turėsite galimybę pasakyti „Ši ir visos kitos sėkmės istorijos galėjo atsitikti tik mūsų rėmėjų ir savanorių dėka. Ačiū Jums“. 

P.S. Primenu, kad, norėdami naudoti tikrus vardus, nuotraukas ir istorijas, turite atsiklausti jų herojų. Jei tai labai jautrios situacijos, siekdami apsaugoti savo paslaugų gavėjų privatumą, galite pakeisti herojų vardus ir šiek tiek modifikuoti naratyvą, pvz., apjungti kelias istorijas į vieną.  

3. Nuotraukas. Padėkos ataskaita skirta ne tik informuoti, bet ir sukelti skaitytojo emociją. Šį darbą puikiai atlieka nuotraukos: renginių, komandos narių, savanorių, paslaugų gavėjų, svarbiausių organizacijos veiklos momentų ir pan. Labiausiai akį traukia žmonės, jų veidai. Svarbu neviešinti nuotraukų be vaizduojamų žmonių ar nuotraukų autorių sutikimo. Jei neturite kokybiškų nuotraukų iš savo veiklos, naudokite iš nemokamų duomenų bazių, pvz. Unsplash, Pexels, didelį pasirinkimą turi ir platforma Canva.  

4. Finansinius rodiklius. Svarbiausioje metų ataskaitoje turite „išskleisti“ finansinę informaciją, kurios nėra metinės atskaitomybės dokumentuose. Rekomenduoju įtraukti bent šiuos duomenis: per metus gautos pajamos, jų išskaidymas pagal šaltinius; per metus patirtos sąnaudos, jų išskaidymas pagal kategorijas, bei visų duomenų palyginimas su ankstesniu periodu. Finansinius rodiklius atvaizduokite diagramose, būkite pakankamai tikslūs ir detalūs, nes taip įrodote savo skaidrumą. Finansinė dalis taip pat yra ta, kurioje turite progą pasakyti „Kokybiškai ir nepertraukiamai veikti galime tik todėl, kad turime prisidedančius verslo rėmėjus, aukotojus, fondus. Ačiū, kad kartu siekiame mūsų misijos“. 

5. „Ačiū“. Kaip sufleruoja padėkos ataskaitos pavadinimas, žodį „Ačiū“ verta minėti bent kelis kartus įvairiose dokumento dalyse. Suskaičiuokite savanorius ir visas jų skirtas valandas, išvardinkite įmones, kurios skyrė paramą pinigais, prekėmis ar paslaugomis, paminėkite institucijas, skyrusias projektinį finansavimą, įvardinkite socialinius partnerius, su kuriais kartu dirbate. Ir kiekvienąkart išryškinkite, kad tik jų visų dėka buvo pasiektas reikšmingas poveikis, suteikta pagalba. Beje, fizinių asmenų, net jei jie neanonimiškai parėmė jūsų organizaciją reikšminga suma, vardus viešinti galite tik su jų sutikimu. Verslo įmonių, nors ir neprivalote, rekomenduoju atsiklausti, ar jos sutinka, kad jų pavadinimas/logotipas būtų įtrauktas į jūsų ataskaitą. Gerbkite pasirinkimą tų, kurie nenorės būti viešinami.  

Kaip panaudoti padėkos ataskaitą? 

Ataskaitą privaloma kartu su finansinių ataskaitų rinkiniu įkelti į Registrų centro sistemą ir viešinti organizacijos interneto puslapyje. Tačiau galite padaryti dar daugiau: 

• išsiųskite el. paštu pagrindiniams rėmėjams ir socialiniams partneriams, trumpame laiške parašydami, kaip smarkiai vertinate jų prisidėjimą ir partnerystę;  
• atspausdinkite kaip brošiūrą ir ją dalinkite potencialiems rėmėjams per renginius ar susitikimus;  
• atskiras dalis, pvz. sėkmės istorijas, finansinių rodiklių diagramas ar pan., kartu su padėka palaikytojams naudokite savo socialinių tinklų komunikacijai. Dėkojimas tiems, kurie prisideda prie jūsų organizacijos veiklos, jūsų komunikacijoje turėtų būti periodinis, o ne vienkartinis veiksmas. 

Jūsų nevyriausybinės organizacijos veiklos ataskaita neturi būti ilgas, sausas, nuobodus ir sudėtingų sakinių pilnas dokumentas. Paverskite ją įdomios, jūsų bendruomenei aktualios informacijos rinkiniu ir taip dar kartą jai priminkite, koks jums svarbus yra palaikymas. Esu tikra, kad sulauksite jo dar daugiau.