8 požymiai, kad jūsų organizacijai reikia komunikacijos strategijos

Lietuvoje turime išties nuostabių nevyriausybinių organizacijų ir viešojo sektoriaus įstaigų komunikacijos pavyzdžių. Nuoširdžiai džiaugiuosi, kad organizacijos vis daugiau dėmesio skiria tam, kad jų komunikacija būtų nuosekli, patraukli ir kokybiška.

Pastaruoju metu turbūt aktyviau nei bet kada ir mes sulaukiame užklausų padėti įvairiausiais komunikacijos klausimais – kokiu turiniu dalintis? Kaip išskirti savo organizaciją nuo kitų? Kaip sudėlioti komunikacijos planą ketvirčiui? Kokius „paruoštukus“ pasiruošti? Jei į tokius klausimus negalime atrasti atsakymo šiek tiek pasukus galvą, dažniausiai tai reiškia, kad nėra pagrindo, į ką atsiremti  – nėra komunikacijos strategijos. Ir dauguma turinio ar kanalų pasirinkimo patarimų bus bendriniai ar net kiek laužti iš piršto, jei nebus aišku, kokius tikslus jūsų organizacija nori pasiekti, kas jūsų auditorija ir kokios jos nuostatos jūsų ir jūsų temos atžvilgiu.

Jau girdžiu balsą jūsų mintyse „bet, Živileee, tai veiklos, tai lėšų pritraukimo, o dabar dar ir komunikacijos strategija…ar tikrai viso šito reikia?“. Kartu su Giedre vadovaujamės tvirtu principu – bet kokios srities strategija turi duoti visišką aiškumą ir sprendimus, kokiu keliu eiti, ką daryti ir – nemažiau svarbu – ko nedaryti. Strategija turi tapti praktiniu įrankiu ir gidu, atsakančiu į esminius klausimus ir kasdienes dvejones. Paprasčiau tariant, ta pati komunikacijos strategija turi būti tokia, kad atėjus naujam komunikacijos ar apskritai komandos nariui, būtų labai aišku, ką ir kaip daryti.

Kas turėtų sudaryti gerą ir kasdienėje rutinoje padedančią komunikacijos strategiją – klausimas kitas, kurį pažadu aptarti netolimoje ateityje atskirame straipsnyje. O dabar kviečiu pasitikrinti, ar gali būti, kad ir jūsų organizacijai reikia susikurti arba atsinaujinti komunikacijos strategiją. Štai 8 mano išskirti (bet tikrai ne visi) požymiai:

1. Jūsų komunikacija yra nenuosekli ir/arba reaktyvi. Kai yra įkvėpimo ir laiko – turiniu dalinatės dažnai, tačiau vis susidaro ilgesni tylos tarpsniai. Socialiniuose tinkluose nėra pastovaus komunikacijos dažnio. Arba dalinatės informacija tik tada, kai „kažkas įvyksta“. Tik balandį prisimenate „juk reikia pasidalinti kvietimu skirti 1,2 proc. paramą!“. Pažįstamos situacijos? Jei taip – tai ženklas, kad neskiriate pakankamai dėmesio komunikacijai apskritai, nes, tikėtina, nesate sau atsakę į klausimą, ką komunikuodami norite pasiekti. Turint tikslus ir kryptis, komunikaciją kur kas lengviau paversti nuolatiniu įpročiu ir išlipti iš epizodinio ir ne itin veiksmingo dalinimosi „naujienomis“.

2. Jūsų komunikacija nepasiekia norimų tikslų. Skiriate daug pastangų, komunikuojate nuolat, bet artėti tikslo link nepavyksta. Priežasčių gali būti daugybė – gal trūksta kantrybės, nes komunikacija yra veikiau maratonas nei sprintas. Gal prastai sudėlioti tikslai, o galbūt tikslai, auditorijos, turinys ir kanalai neatitinka vienas kito. Strategija padeda identifikuoti kliūtis ir suderinti visus šiuos elementus tarpusavyje, kad kasdienės pastangos būtų kryptingos ir efektyvios.

3. Neturite pamatuojamų komunikacijos rodiklių. Kad tikslai dirbtų savo darbą, jie, pirmiausia, turi būti pamatuojami. Skaitau įvairių organizacijų strategijas ir matau – „stiprinti“, „gerinti“, „edukuoti“, „didinti“ ir visi kiti „-inti“. Kyla klausimas, kaip, vertindami savo rezultatus, nuspręsite, ar padidinote, pagerinote ir paedukavote? Kas yra jūsų komunikacijos sėkmė? Nepamatuojami tikslai ne tik nemotyvuoja, bet ir nesuteikia jokio atskaitos taško analizuojant rezultatus. To pasekoje, negalima ir įvertinti, ar komunikacija efektyvi, ar reikalinga pasitelkti kitas priemones ir ieškoti naujų sprendimų.

4. Svarstote, kokius kanalus komunikacijai pasirinkti, arba jūsų komunikacija sutelkta ties vienu pagrindiniu kanalu. Nuolat sekant tendencijas, galima pamesti galvą besiblaškant ir jaučiant stiprų FOMO („fear of missing out“) efektą, kokiame dar naujame kanale reikėtų pradėti komunikuoti. Sekti srities pulsą svarbu, tačiau sprendimą, ar leistis į naujus kanalus, vertėtų priimti atsižvelgus į tai, kur yra jūsų auditorija, kokie jos įpročiai bei kokią reakciją norite pasiekti. Retai tikslams pasiekti pakanka tik vieno kanalo, nes dažniausiai net ir nedidelės NVO komunikacija turi daugiau nei vieną tikslą ir auditoriją.

5. Turite skirtingas tikslines auditorijas ir nerandate atsakymo, kaip su kiekviena iš jų komunikuoti. Arba tame pačiame kanale komunikuojate itin skirtingoms grupėms. Tokiu atveju, dalis turinio tampa neaktualiu vienai ar kitai auditorijai, todėl kažkuri iš jų natūraliai tampa pasyvi arba pasitraukia. Kai su organizacijomis kalbame apie lėšų pritraukimo būdus, jų pirma kilusi mintis, kur dalintis paramos kvietimais, yra organizacijų socialinių tinklų paskyros. Ir viskas skambėtų gerai, bet… neretu atveju organizacijų sekėjų bendruomenę sudaro naudos gavėjai. Tai yra, tie, kuriems parama ir skiriama. Ir jei naudos gavėjai nėra potencialūs aukotojai (dažniausiai, bet būna išimčių), tai kvietimai tuose kanaluose tiesiog neturės jokio atsako.

6. Nuolat dvejojate, kokiu turiniu dalintis. Arba priiminėjate sprendimą, komunikuoti tai ar ne, kone ties kiekvienu individualiu atveju. Kalbu apie situacijas, kai nėra aiškios temų kryptys ir turinio sritys, kai dažnai lydi klausimas „ar šitas turinys mums „į temą“ ar nelabai?“. Ne apie kūrybinius išgyvenimus kuriant galutinį rezultatą. Mano subjektyvia nuomone, šiek tiek pasikankinti kuriant turinį yra normalu. Prisipažinsiu – pati kartais suku ratus dūsaudama ir spręsdama galvosūkį, kokiu dar naudingu ir edukuojančiu turiniu su jumis pasidalinti. 😊

7. Neturite aiškaus organizacijos tono arba jis nuolat kinta. Į auditoriją kreipiamasi tai „jūs“, tai „tu“, tai tekstai labai jautrūs ir emocionalūs, tai – tarsi ištraukti iš paraiškos ar kito formalaus dokumento. Būna šitaip? NVO komunikacijoje tikrai dažnai. Ir ne tik tada, kai organizacijos komunikacija rūpinasi keli žmonės. Kartais, rodos, organizacijos taip stengiasi prisitaikyti prie skirtingų kontekstų ir auditorijų, kad galiausia pameta save. Arba neatranda savo „veido“ visai. Savito tono identifikavimas padeda ne tik suderinti, kad organizacija komunikuotų vienu balsu, išskirti ją iš kitų, bet ir atrasti geresnį ryšį su auditorija.

8. Neturite atsakymo, kokia turėtų būti bei kuo skirtis organizacijos ir asmeninė darbuotojų/vadovų komunikacija. Šiandien niekam nekyla klausimų, kad aktyvi vadovų ar darbuotojų komunikacija yra vertinga pagalba organizacijos tikslams pasiekti. NVO pasaulyje turime visokių pavyzdžių – kai vadovo ar darbuotojų komunikacija yra aktyvesnė ir pritraukia daugiau dėmesio nei organizacijos. Kai vadovai ir darbuotojai nekomunikuoja visai. Kai ta komunikacija viena kitą puikiai papildo ir net atvirkščiai – sukelia reputacines krizes ar jų galimybę. Kad asmeninė komunikacija papildytų ir padėtų organizacijai, o ne keltų grėsmę, verta aptarti kryptis, sritis ir net ribas, kuriose komunikuojama kaip organizacijos atstovui ar individualiam asmeniui. Ir taip – į šį klausimą taip pat padeda atsakyti gera komunikacijos strategija.

Jaučiate kurį nors simptomą? Jei taip – kviečiu suburti komandą ir skirti dieną komunikacijos strategijos klausimams. Metų pradžia tam – puikus laikas! Turint aiškią ir į esminius klausimus atsakančią strategiją, kasdienė komunikacija taps ne tik mažesniu galvos skausmu, bet ir keliu į kokybišką bei unikalų ryšį su jūsų auditorija. To ir linkiu!